5S – O Quarto S – SEIKETSU

Estamos agora nos encaminhando para a reta final do programa Programa 5S ou Housekeeping

e este Quarto S diz respeito padronizao de tarefas e procedimentos. fundamental que os outros trs S's j tenham ocorrido e que as pessoas j estejam dispostas a colaborar com as aes do Housekeeping pois so elas que vo determinar as regras e procedimentos que os grupos ( e elas so parte destes grupos ) devero cumprir. Padronizao significa determinar quantidades, posies, avisos, horrios, metas, objetivos de forma clara e transparente para que todos entendam e sigam fielmente. Os treinamentos so parte integrante deste senso pois atravs deles que o empregado vai aprimorar seus conhecimentos e vai poder aumentar o valor da sua colaborao naquelas tarefas a que for submetido.



importante ressaltar que as leis, regras ou regulamentos j existentes devem fazer parte destes padres e se possvel devem ser citados nos procedimentos escritos. Quanto mais formal os procedimentos, melhor ser o ajuste dos empregados aos padres (desde que haja treinamento!). Regras devem estar sempre por escrito! Escrever de forma simplificada como se troca um cartucho de impressora pode evitar a quebra de um mecanismo interno caso um operador menos aviso tente forar uma trava que segura o cartucho na posio correta e consequentemente a parada da impressora. Escrever quem faz a verificao do Housekeeping na semana pode assegurar a boa execuo dos padres estabelecidos.

As regras somente faladas sofrem distores muito maiores que as escritas e se perdem com o passar do tempo tornando-se apenas parte da cultura folclrica da empresa. Como diz o ditado: Quem conta um conto, aumenta um ponto! E essa a mais pura verdade. No h porm que se criar regras demasiadamente complexas ou exageradamente extensas pois da mesma forma que as regras faladas ficaram apenas no acervo folclrico da empresa. Lembro de um caso ainda da poca dos primeiros vdeos-cassete (l se vo uns 20 anos) em que muitos grupos criavam consrcios entre amigos para a compra destes aparelhos. Lembrou dos consrcios agora? Deve estar rindo porque j foi cotista de algum destes. Um amigo decidiu escrever as regras do nosso grupo de 10 pessoas. Acreditem ou no mas tudo o que era possvel de acontecer estava previsto naquelas regras: desde adiamento do sorteio por falta quorum at o falecimento de um cotista que acarretava o pagamento por parte da viva em no mximo 48hs se o falecido cotista j tivesse ganho o aparelho. mole!

Crie listas de verificao rpida ou Checklist, termo muito comum na aviao onde piloto e co-piloto fazem uma verificao dos pontos principais que precisam ser verificados antes de um vo ou de um procedimento de navegao area. Algumas farmcias adotam este procedimento na hora de entregar um remdio no balco: um atendente pega os remdios com base na sua receita e outro atendente confere antes de serem entregues a voc, assim se houver uma interpretao errnea daquilo que estava escrito na sua receita mdica (letra de mdico quase sempre difcil de ler), o segundo atendente certamente vai descobrir o erro. Use e abuse dos Checklist's. A padronizao envolve tambm a disposio de mesas, cadeiras, bancadas de trabalho, materiais e ferramentas ao longo dos corredores, salas e reas de acesso das empresas, prateleiras, armrios e estantes. muito importante ressaltar que estes layouts, se mal elaborados, podem prejudicar a padronizao do trabalho por tornarem o ambiente propcio ou sujeito a acidentes. Fios atravessando corredores, prateleiras soltas, caixas mal empilhadas ou armazenadas em locais muito altos, tapetes sobre pisos encerados, escadas encostadas sem travamento so potenciais pontos de acidentes que mais cedo ou mais tarde ocorrero, s uma questo de tempo. Layouts bem elaborados criam um ambiente acessvel e colaborativo onde as pessoas conseguem se comunicar sem a necessidade de movimentao desnecessria. Eles integram pessoas e departamentos.

O melhor momento de se observar se este senso est sendo seguido s sextas-feiras ao trmino do expediente. A proximidade do fim de semana leva uma excitao e a uma acelerao que podem causar srios danos ao 5S ou Housekeeping. neste momento que o registro das falhas deve ocorrer e o responsvel pela verificao da execuo das regras estabelecidas deve tomar nota dos pontos fracos e repass-los ao responsvel do setor. Isso no uma atitude desonesta ou de m ndole, parte do processo de aprendizagem e de aes corretivas para incentivar o respeito s regras estabelecidas. Por ser um acordo do grupo, ningum pode reclamar, certo?

Disponibilizar grficos com metas e objetivos da empresa ou de um setor uma das atribuies a serem monitoradas neste senso. Se voc quer que a sua equipe alcance as metas estabelecidas, coloque-as em local visvel sejam elas boas ou ms. Esclarea e discuta os motivos pelos quais algumas no foram alcanadas e quais sero as aes para alcan-las. Somente desta forma o grupo entender o que fazer para chegar l. No deixe que fatos de um dia sejam a desculpa para a no execuo de uma regra estabelecida. No dia seguinte tudo precisa voltar normalidade. Limpezas peridicas do local de trabalho devem ser estabelecidas e seguidas. Lembre-se que o ambiente mais limpo no o que mais se limpa, e sim o que menos se suja!

Agora s falta o ltimo dos 5s's e voc j deve estar curioso para saber como vai ser este ltimo captulo, no est? SEIKETSU ou Senso de Padronizao ter um lugar onde as regras foram bem definidas e so praticadas por todos os integrantes dos grupos. participar ativamente para a fiel execuo daquilo que foi estabelecido. ter a certeza de que a segurana faz parte do seu dia de trabalho e dos seus colegas seja atravs de atitudes de preveno ou corretivas. Este senso ser alcanado quando voc fizer aquilo que tem que ser feito sem a necessidade da cobrana.

Pense nisso!

5S O Quarto S SEIKETSU

Por: Natanael Gomes Filho

Perfil do Autor

Graduado emProc. de Dados pelo Mackenzie/SP, Ps em Administrao Industrial e MBA pelo INPG. Aluno de Mestrado em Produo do ITA. Gerente de empresa multinacional com vrios cursos e seminrios no Brasil e Exterior. Palestrante e Diretor do Palestra Cnica. Possui um blog sobre Administrao http://ngfconsultoria.blogspot.com (Artigonal SC #3269005)

Fonte do Artigo - http://www.artigonal.com/administracao-artigos/5s-o-quarto-s-seiketsu-3269005.html

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