5S – O Segundo S - SEITON
Continuando a nossa jornada pelo Programa 5S ou Housekeeping e levando-se em considerao
que a nossa equipe j encerrou o Primeiro S, ou seja, j separamos o que queremos manter em nosso local de trabalho e para o que no queremos j iniciamos o processo de descarte, doao ou venda; temos agora que disponibilizar os materiais ou documentos teis em um formato organizado e de fcil acesso para todos os usurios, este o Segundo S ou SEITON - Senso de Arrumao. Para isso precisamos criar mtodos de identificao de pastas, armrios, documentos de forma que atravs das cores das pastas ou das siglas dos nomes dos documentos possamos rapidamente relacion-los a um cliente ou fornecedor, saber a que departamento pertence, qual a data de criao do formulrio, etc.
VITAL que haja um lugar para cada coisa e cada coisa esteja em seu lugar. Devemos nesta fase identificar tudo com etiquetas adesivas com o nome do objeto, demarcar local do cesto de lixo, dos armrios, reas de passagem, etc. Pode at parecer uma tarefa simples ou sem sentido, mas no . importante tambm que todos os acordos ou regras estejam bem definidos e sejam do conhecimento dos usurios. Vejamos um exemplo simples na empresa NGF Consultoria em que cada consultor tem os seus clientes e a cada consultor foi atribuda uma cor de pasta suspensa. "cada um no seu quadrado" igualzinho na msica. Na etiqueta de identificao adotamos o seguinte critrio: nome da empresa nmero da consultoria tipo de evento cujo resultado fica desta forma: numa pasta azul identificando o consultor Samuel temos na etiqueta de identificao ABC NGF028 5S onde ABC a empresa, NGF028 o numero da consultoria e o servio executado um 5S ou Housekeeping. Na frente do gaveteiro ou armrio h uma listagem onde todos os nomes dos consultores esto listados tendo ao lado um adesivo com a cor de suas pastas e a lista de empresas sob sua responsabilidade.
Consultor Pasta Empresas
Samuel Azul ABC XYZ JJJ
Cristina Verde BRASIL ANGOLA - EUA
Carlos Prata NORTE SUL SUDESTE
Simples no? Agora observe na sua empresa e nas lojas que voc faz suas compras ou na oficina onde voc faz manuteno do seu carro ou sua moto. Est tudo identificado? muito comum em uma oficina organizada encontrarmos aquele quadro de ferramentas onde h o desenho do contorno das chaves, alicates e outras ferramentas, a grande vantagem a fcil conferncia ao trmino de cada servio bastando que os colaboradores tenham o hbito (sejam treinados!) de retornar as ferramentas para o devido local. Controles simples como este te ajudam a evitar atrasos nos processos de manuteno ou problemas ainda maiores que podem resultar em acidentes graves.
Um local de trabalho onde as gavetas, armrios, pastas e quadros esto identificados passa para o visitante ou cliente uma imagem de organizao e controle sendo que para a grande maioria dos casos o investimento muito pequeno se comparado ao resultado. A aparncia vai falar mais alto e o seu cliente vai se sentir mais seguro e confiante no seu trabalho. Os ganhos de produtividade so muitos e incluem at a reduo do tempo de treinamento de um novo colaborador que rapidamente vai perceber o modo de trabalhar de sua empresa e vai se encaixar neste mesmo perfil com o mnimo de treinamento que voc proporcionar. J aconteceu com voc de ter que perguntar a cada um dos seus colegas do setor onde est a ferramenta X ou onde est um determinado contrato? Voc j participou de reunies onde o assunto abordado perda ou roubo de material? Voc j se sentiu frustrado por no encontrar aquela planilha Excel ou email que voc sabia onde estava? Todas estas interrupes so muito mais caras do que voc pensa e podem ser eliminadas se para cada item existir um local adequado e identificado e este item estiver l. A minha sugesto : deixe o seu crebro trabalhar naquilo que realmente necessrio e vai exigir decises mais importantes, atribua aos seus olhos a tarefa de encontrar para vocs as solues mais fceis.
Um dos objetivos do SEITON tornar o ambiente de trabalho o mais VISUAL possvel sem exageros. Crie lgicas ou regras de arquivamento e identifique cada local. simples,barato e fcil!
Como nem tudo to fcil quanto parece... o que fazer quando aquele colaborador no retorna o item para o local determinado? O que fazer quando a ferramenta ou documento no est l e ningum sabe quem foi o "pai da criana"? Sugesto: crie horrios para que o grupo de trabalho organize o setor. Isso pode acontecer inicialmente ao trmino de cada parte do expediente e depois pode ser reduzido para apenas ao fim da jornada de trabalho mas muito importante lembrar que mquinas e armrios que no sero mais utilizados nas prximas horas devem ser totalmente re-organizados e deixados prontos para uso com tudo o que tem direito no devido lugar. Outro ponto na passagem de turnos, sugiro que a equipe que est entrando no turno faa a conferncia e registre as discrepncias encontradas. Essa atitude se repetida por um perodo vai ajudar a disciplinar a arrumao do local de trabalho. Isso como treinamento que ser absorvido pelo grupo e faz parte do processo de implantao do 5S na sua empresa. Pense em um grande estoque ou arquivo morto! Pense agora no tempo de busca de um componente, material ou documento se no houver algum mecanismo de identificao e localizao daquilo que voc est procurando. Muitas vezes negligenciamos estes mecanismos porque pensamos apenas na nossa mesa ou naquele gaveteiro pequeno que partilhamos porm devemos ter em mente que a perda de tempo e as interrupes ocorrem em qualquer ambiente de trabalho no importando seu tamanho. Lembro de um evento 5S para organizao de estoque com aproximadamente 15000 componentes onde fizemos alguns testes de busca aleatria de peas utilizando 3 colaboradores com nveis diferentes de conhecimento sendo um iniciante, um intermedirio e um experiente. A cada um deles foi atribuda a tarefa de buscar 10 componentes com tempos cronometrados, o resultado variou de 1 minuto at no achar o componentes sendo a maioria da ordem de 7 minutos. Durante o 5S dedicamos boa parte do tempo em criar mecanismos de identificao pois muitos dos componentes no cabiam nas suas caixas ou bins e muitas identificaes estavam erradas ou rasuradas dificultando a leitura das informaes . Com o uso de bolinhas adesivas coloridas identificamos as caixas onde estes componentes deveriam estar, colocamos estes componentes maiores numa prateleira que foi selecionada para receb-los e identificamos com fita colorida da mesma cor que as bolinhas. BINGO! Com um investimento muito pequeno solucionamos o problema da busca de componentes no estoque. Voc pode at se perguntar se no seria mais simples comprar caixas ou bins nos tamanhos adequados aos componentes maiores mas lembre-se que solues de baixo custo devem ser implementadas e nem sempre a empresa possui capital alocado para aquele perodo. Os resultados aps o 5S no estoque foram para os trs colaboradores da ordem de 1 minuto, ou seja, igual ao menor tempo conseguido pelo estoquista mais experiente.
Bom isso! SEITON ou Senso de Arrumao ter um lugar para cada coisa e uma coisa em cada lugar. TUDO identificado e etiquetado com suas regras postadas de forma clara e para todos.
Pense nisso!
5S O Segundo S - SEITON
Por:
Natanael Gomes FilhoPerfil do Autor
Graduado emProc. de Dados pelo Mackenzie/SP, Ps em Administrao Industrial e MBA pelo INPG. Aluno de Mestrado em Produo do ITA. Gerente de empresa multinacional com vrios cursos e seminrios no Brasil e Exterior. Palestrante e Diretor do Palestra Cnica. Possui um blog sobre Administrao
http://ngfconsultoria.blogspot.com (Artigonal SC #3268849)
Fonte do Artigo -
http://www.artigonal.com/administracao-artigos/5s-o-segundo-s-seiton-3268849.html
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