Optimizacin Empresarial Gracias A La Gestin Documental De Almacenamiento Y Recuperacin De Dat

La evolucin del universo digital est considerada como uno de los principales motores

del cambiante panorama en lo que respecta al almacenamiento de la informacin, ya que contina expandindose a un ritmo asombroso. Como resultado, el storage empresarial est inmerso en una era de transformaciones debido a que la gestin de datos y documentos corporativos se est convirtiendo en una tarea elaborada y las organizaciones se hallan en un punto de inflexin ante el enorme desafo que supone gestionar sus documentos.Las cifras hablan por s solas, la consultora IDC estima que la cantidad de datos creados o replicados en 2011 fue de 1.8 zettabytes. Y la tendencia es al alza, porque adems se espera que crezca el equivalente de almacenamiento a 57.500 millones de iPad de 32 GB o 200.000 millones de pelculas en alta definicin.La saturacin de la informacin en las empresas es una de las grandes preocupaciones, ya que la capacidad tiene un lmite frente a las cantidades ingentes de datos que se multiplican exponencialmente cada da. A esta proliferacin continua, hay que aadir adems la dificultad de gestionar tanto el almacenamiento como la recuperacin de estos datos y documentos de una manera ordenada.Ante este caos informativo, los departamentos de TI intentan instaurar el orden mientras los usuarios demandan el acceso instantneo a los datos en el momento en que los necesitan. Aqu es donde se hace imprescindible la adquisicin de un software de gestin documental especializado en el almacenamiento y recuperacin de la informacin.Las compaas deben despreocuparse por aspectos relacionados con la inseguridad o prdida de sus datos, y concebir el almacemamiento de la informacin como una oportunidad para gestionar y optimizar mejor su informacin, lo que sin duda supone un valor aadido. Adems, la mayora de las empresas fabricantes de software de tecnologa documental ofrece soluciones que son fcilmente compatibles y, por tanto, integrables con el resto de las aplicaciones actuales de su organizacin.Pero, las compaas no slo necesitan este gestor documental para controlar la infraestructura de sus sistemas informticos o para rendir cuentas a sus usuarios, sino que cada vez ms, los gobiernos estn prestando una mayor atencin a la regulacin de informacin empresarial. Desde esta perspectiva, la inversin en las tecnologas adecuadas de almacenamiento y recuperacin de datos puede suponer que se puedan eludir fuertes sanciones normativas.Llegados a este punto, es necesario que las compaas hagan un balance en el que tengan en cuenta el volumen y la complejidad de los datos y documentos que son necesarios procesar, el tiempo invertido en esas actividades, as como los costes de personal y administrativos asociados a la gestin actual de esa informacin. Las cifras mostrarn que, a corto y medio plazo, la adquisicin de una herramienta de gestin documental supondr una inversin y no un gasto, que adems optimizar el trabajo de los empleados.Compatibilidad del software de gestin documental con las aplicaciones actualesLas empresas que fabrican software de tecnologa y gestin documental son conscientes del reto que supone para sus clientes la correcta gestin de los documentos. Por ese motivo, en el mercado existen competentes herramientas que se adecuan a las necesidades concretas. En la mayora de los casos, los sistemas de gestin documental estn compuestos por aplicaciones modulares que se adaptan a todo tipo de compaas y permiten optimizar la gestin de la informacin.Entre las funcionalidades bsicas de herramientas y software de gestin documental destacan: que el sistema de bsqueda es gil; es posible restringir el uso sobre determinada informacin; permite realizar diferentes acciones sobre los documentos, como consultar, imprimir o enviar por email; y supone un ahorro significativo de espacio de almacenamiento, de tiempo a la hora de realizar bsquedas y de costes asociados a la impresin y distribucin. Y entre las caractersticas avanzadas de sistemas degestin documental se encuentran: la generacin eficiente en tiempo real del documento solicitado; la distribucin controlada de la informacin, que en todo momento est vigilada y registrada por la organizacin; y la captura para la digitalizacin masiva de documentos.Dentro de este panorama, las estrategias de storage empresarial que proponen las empresas que fabrican software y tecnologa de gestin documental se centran en el almacenamiento por niveles, para reducir los costes operativos y los asociados a la amortizacin de los activos, as como para mejorar el rendimiento de las aplicaciones. Esto se consigue estableciendo y asignando niveles en funcin del coste de la unidad y de su rendimiento. Este procedimiento consiste, en su versin simplificada, en asignar los datos que no revisten una vital importancia a las unidades que ofrecen mayor capacidad y generan menos costes.Cloud storage una opcin con futuro para el almacenamiento de documentos y datosOtra posibilidad que resuelve el problema del aumento desmesurado de la cantidad de datos y documentos, propiciado en gran parte por los dispositivos mviles, es optar por el almacenamiento en la nube, que adems es una solucin en expansin, ya que segn la Consultora Gartner, entre las 10 tecnologas estratgicas para el periodo 2012-2015 se encuentra: el cloud computing.Entre sus principales ventajas se encuentran que los usuarios slo pagan por el almacenamiento que utilizan; es posible la escalabilidad casi en tiempo real; permite acceder a los documentos desde cualquier ubicacin; y que no es necesario preocuparse por proteger y gestionar la informacin una vez almacenados en la nube. Otro beneficio para los administradores de TI es que necesitan dedicar menos tiempo a las tareas rutinarias relacionadas con la proteccin de datos y pueden ocuparse de proyectos de TI que generen ms valor para sus compaas.Fuentes citadas: Consultora IDC y Consultora Gartner

by: Julio Olivares

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