subject: La Factura Electrnica Al Alcance De Todos Y Prcticas Inadecuadas Sobre La Efactura [print this page] Los avances tecnolgicos evolucionan a un ritmo vertiginoso, que conlleva que empresas, trabajadores autnomos y ciudadanos en general se enfrenten ante un abismo a la hora de gestionar sus documentos y/o trmites con las administraciones pblicas (AA PP). La forma en la que la sociedad se relaciona con las AA PP est cambiando, aunque no avanza al ritmo esperado por los organismos oficiales que se han encontrado con que la inversin realizada no se corresponde con la utilizacin real de esta tecnologa.
Las facturas es uno de los documentos que ha experimentado una gran transformacin. An existe mucha confusin en la sociedad actual entre los diversos conceptos -factura electrnica (eFactura), digital o telemtica- que identifican esta operacin mercantil. Los tres trminos son sinnimos, aunque la legislacin especfica de cada pas es la que determina los lmites en cada uno de los casos.
La denominada brecha digital, la falta de informacin y la incertidumbre que puede ocasionar esta nueva forma de relacionarse con las AA PP son algunos de los motivos por los que muchas pequeas y medianas empresas an no utilizan esta tecnologa. Por el contrario, las grandes compaas s que disponen de la infraestructura adecuada para hacer uso de ella.
En este punto, es necesario desmitificar la creencia de que solo las organizaciones de gran volumen puedenadquirir software de tecnologa documental. En el mercado existen competentes herramientas que se adecuan tanto al tamao como a las necesidades concretas de cada negocio. Adems, otro recurso til puede ser acudir a estas empresas especializadas en la gestin documental para quedesarrollen un Proyecto de Consultoray de esta forma aconsejar sobre los procedimientos de recepcin, custodia, almacenamiento y recuperacin de la informacin, entre otros.
Qu es la eFactura
Una factura electrnica o eFactura es un documento digital que sustituye a la tradicional. Es decir, es larepresentacin informtica de la de papel, generada y mantenida electrnicamente, que reemplaza al documento fsico pero con idntico valor legal a este.
A este fichero electrnico, que contiene todos los datos de una factura, se le aplican frmulas matemticas y se le aade una cadena o secuencia de caracteres denominada firma electrnica. Al hacer esto, la factura electrnica adquiere plena validez fiscal y legal, por lo que se elimina la necesidad de imprimir el documento para hacrselo llegar al destinatario.
Para que una factura electrnica sea vlida slo debe cumplir con dos requisitos: garantizar la autenticidad de origen y la integridad de su contenido. Esto quiere decir que se pueda identificar inequvocamente al emisor y que se tenga la certeza de que el documento recibido no haya sido alterado. Ambos requisitos se dan por satisfechos si al generar la factura electrnica el emisor leincorpora una firma electrnicaque cumpla con las especificaciones mnimas establecidas por las autoridades tributarias de cada pas o en el caso de Europa de la UE.
Eliminacin de la impresin
El uso de facturas electrnicas implica que se elimina la obligatoriedad de imprimirlas en papel para envirselas a sus respectivos destinatarios. De esta manera no slo se reducen drsticamente los costes asociados a la generacin y manipulacin de documentos impresos, sino que al mismo tiempo se aumenta considerablemente la calidad en la gestin y control de todo el proceso de facturacin y cobranza.
An as, la ley s obliga a guardar durante un perodo de prescripcin el documento de la factura junto con los datos de la firma electrnica y el certificado. La legislacin tambin impone la necesidad tanto para los emisores como para los receptores deconservar las facturas electrnicas, junto con los datos asociados (firma y certificado) en su formato original; asegurar la legibilidad de las mismas en su formato original; y garantizar el acceso completo (visualizacin, bsqueda selectiva, copia o descarga en lnea e impresin) a los datos.
Los estados miembros de la Unin Europea tienen hasta el 31 de diciembre de 2012 para dar cumplimiento y adoptar en sus ordenamientos la Directiva 2010/45/UE, en lo que respecta a las normas de facturacin. Este punto de inflexin supone un momento idneo para que las empresas que no se haban planteado la utilizacin de la eFactura opten por sumarse a esta forma de operar, ya que les resultar ms sencillo adoptar las nuevas y mejoradas propuestas desde el principio de esta reestructuracin.
Prcticas inadecuadas sobre la eFactura
Algunos de los errores ms comunes detectados en la utilizacin de la eFactura que cometen, fundamentalmente, las pequeas y medianas empresas junto con los trabajadores autnomos a la hora de realizar la facturacin electrnica, son los siguientes:
1-Considerar la eFactura como un documento sin validez legal, cuando la factura electrnica es un equivalente funcional de la de papel.
2-Otorgar a un documento PDF la validez de una eFactura,ya que no cumplen los requisitos legales porque deberan incluir adems una firma electrnica y, por lo tanto, cumplir con los requisitos de autenticacin, integridad y no repudio en origen.
3-Creer que la factura electrnica es til nicamente para las grandes compaas,lo que est muy lejos de la realidad, ya que tambin es muy prctica para que empresas de menos volumen y trabajadores autnomos mantengan una relacin directa y fluida con la administracin.
4-Confusin entre los formatos aceptados por la ley, cuando en laactualidad, son vlidos los que se acompaen de una de una firma digital reconocida que certifique la autora de de la factura.
5-Mantener la creencia de que los mtodos tradicionales son ms seguros que los electrnicos, cuando en trminos de seguridad, el documento digital permite hacer copias de seguridad de acuerdo con la normativa legal.
