subject: Los Sistemas De Gestion Documental Facilitan La Adaptacion Tras Una Fusion Empresarial [print this page] Las fusiones empresariales suelen venir predecedidas por rumores, lo que se puede traducir en periodos de incertidumbre para los trabajadores. En el mejor de los casos, aunque no conlleve una perdida de empleo si que ocasiona modificaciones importantes como por ejemplo el cambio de un responsable, de companyeros, de las condiciones laborales e, incluso, de las herramientas tecnologicas.
La mayoria de las empresas que participa en un proceso de este tipo no planifica una buena comunicacion con la plantilla y, como resultado, los empleados preocupados no saben a que atenerse. Ademas, la companyia corre el peligro de que algunos de sus trabajadores comiencen a buscar otras oportunidades en la competencia, con lo que se perderia un valioso capital humano, que ha sido formado por la organizacion probablemente durante anyos.
Algunos estudios apuntan a que la desconfianza de los directivos de las empresas es una de las causas principales por las que en el anyo 2011 se paralizaron algunas fusiones, situacion que afecto en mayor medida a la zona euro. Por un lado, es obvio el recelo que se ha generado entre inversores y ejecutivos y que afecta a la decision de realizar estas complejas transacciones. Y por otro, esasuspicaciaafecta gravemente a lafinanciacioncon deuda externa, porque ademas los bancos cada vez son mas estrictos para conceder un credito.
Una vez superada la fase inicial de los reajustes, llega la hora de la verdad en la que los nuevos departamentos deben volver a establecer sus procedimientos de trabajo, asi como la reparticion de las tareas. En este punto, es donde tienen un gran protagonismo los software de gestion documental, porque aportan una solidez y una continuidad a la produccion empresarial.
Vuelta a la tranquilidad
La normalidad ansiada, ante la nueva situacion de incertidumbre propiciada por una fusion, sera mas facil de conseguir si se continua utilizando la misma herramienta tecnologica de una o de alguna(s) de la(s) empresa(s) adherida(s), y problamente todo sera mas sencillo si al menos una de ellas usaba ya entornos virtualizados. Por otra parte, los sistemas de gestion documental favorecen en estos casos a que la nueva organizacion tenga acceso a los recursos compartidos y a la informacion completa; que los documentos de negocio se unifiquen; que se reduzcan los tiempos de respuesta y se aceleren los procesos; asi como, tambien contribuye a establecer la nueva identidad corporativa tanto de cara al exterior como al interior para los desconcertados trabajadores.
La conservacion integra de los datos es otro de los aspectos fundamentales en los que los sistemas de gestion documental contribuyen positivamente para asegurar tanto el mantenimiento de la informacion como la confidencialidad de la misma. Evitar la perdida de documentos, previene la duplicidad del trabajo y favorece la adaptacion a la nueva situacion porque permite adaptarse a los plazos empresariales establecidos.
Ademas, controlar que usuarios o departamentos estan autorizados a utilizar determinada informacion es funcion fundamental de los sistemas de gestion documental que implica que solo algunas personas conozcan la situacion real en la que se encuentra un proyecto tanto dentro o fuera de la oficina, gracias a los dispositivos moviles.
Como hacer frente a los riesgos empresariales
Cualquier tipo de empresa, independientemente de su tamanyo, deberia contemplar que el riesgo tecnologico puede estar presente en todos sus procesos productivos. Evidentemente, cuanto mayor sea su volumen mas repercusion tendra tanto en los aspectos estructurales como en los economicos.
Una fusion es una buena oportunidad para que las companyias incorporen a su organizacion una estrategia empresarial enfocada a la prevencion de riesgos tecnologicos. Aunque seria conveniente que todo tipo de organizacion contemplara la existencia de este tipo de departamentos desde su creacion.
Segun elEstudio Global de Riesgos de TI,realizado porIBMyThe Economist, en general las empresas no estan lo suficientemente preparadas para afrontar los riesgos y tan solo alguna, la mitad de las encuestadas, dispone de un departamento de Gestion de Riesgos. De hecho, aun se perciben los riesgos de TI como una situacion unicamente exclusiva de las TI sin darse cuenta de que forman parte de todo el entramado de riesgos y por tanto de la organizacion.
Aunque cada vez se percibe un mayor interes por la gestion de este tipo de riesgos empresariales, que en mayor medida viene motivada por la legislacion existente al respecto, todavia es necesaria una mayor integracion, para que se afiance en las empresas la idea de que la TI esta al mismo nivel que la produccion.
Hay que asegurarse de que toda companyia tenga en cuenta las TI desde el primer momento y no al final cuando ya se haya producido algun percance. Es decir, es necesario contemplar la estrategia de riesgos como una estrategia empresarial y no aislada del resto de los departamentos ni de los demas aspectos concebidos como potencialmente peligrosos.
En este aspecto, aun queda camino por recorrer y es necesario que las directivas de las empresas sean conscientes de que los riesgos TI tienen que estar situados en la primera linea. Por su parte, los fabricantes de software de tecnologia documental, y en particular los desistemas de gestion documental, deben asumir su papel para ayudar a estas organizaciones a entender los riesgos reales de TI a los que se pueden enfrentar. Es decir, ayudarles a comprender el valor de TI y el valor de los distintos componentes de la arquitectura global de la companyia; y cual es el momento adecuado para transformar su arquitectura en caso de que suceda algo. En definitiva, se trata de ayudar a los clientes a entender y a mitigar algunos de los riesgos tecnologicos.
