subject: La Movilidad Impulsa Las Posibilidades De La Gestin Documental [print this page] El diseo de dispositivos electrnicos cada vez ms compactos y con funcionalidades ms avanzadas, como es el caso de los telfonos inteligentes y las tabletas, y el desarrollo de tecnologas que permiten cada vez mayores opciones de conectividad, han impulsado la movilidad empresarial ms all de lo que pudimos imaginar en un inicio. Estos avances tecnolgicos, sumados al reciente auge de los servicios en la nube, han originado que, en los ltimos aos, la oficina se traslade a cualquier lugar, con un impacto lgico en las compaas: un aumento de la productividad, al permitir a los empleados trabajar desde cualquier ubicacin y en cualquier momento.
Considerada hasta ahora como un elemento diferencial, la movilidad se est convirtiendo con el tiempo en prcticamente una exigencia para las empresas, es decir, en una tendencia que obligatoriamente deben seguir para no quedarse descolgadas del mercado. Acceder a las principales aplicaciones de negocio desde los smartphones o las tabletas agiliza el trabajo y aporta inmediatez, reduce los tiempos muertos y facilita las tareas que deben realizarse, lo que, en definitiva, supone un mayor aprovechamiento de los recursos de la empresa.
Las grandes corporaciones conocen todo este potencial y no dudan en dar cada vez ms pasos para orientarse hacia la movilidad. Una de las ltimas pruebas de ello ha sido la decisin de HP de desvincularse de su negocio de ordenadores, lo que ratifica un hecho que muchos auguraban desde hace tiempo: el PC, tal como se conceba dcadas atrs, ha muerto. El que es actualmente el primer fabricante mundial de ordenadores personales separa ahora esta divisin de la empresa, para poner su foco en las aplicaciones de negocio, en un momento en el que las ventas de equipos estn cayendo en beneficio de las tabletas. El camino hacia la movilidad es, por tanto, ineludible para cualquier empresa que quiera afianzarse en un mercado tcada vez ms cambiante y acelerado.
Un cmulo de posibilidades para la gestin documental mvil
Tambin en el mbito de la gestin documental, las posibilidades de este tipo de software se multiplican cuando se permite el acceso desde cualquier dispositivo porttil. Tanto es as que cada vez est ms en boga el concepto de gestin documental mvil (mobile document management, en sus siglas en ingls), una prctica que est desempeando un importante papel en el panorama tecnolgico actual. Los beneficios, adems, llegan prcticamente a cualquier empresa y a todo tipo de usuarios, pero especialmente a empleados mviles, personal comercial y trabajadores del sector de logstica y distribucin, para quienes la idea de movilidad cobra autntico sentido.
Aplicada al software de gestin documental, la movilidad abarca numerosas dimensiones.Utilizar este tipo de soluciones desde terminales mviles permite, por ejemplo, gestionar los documentos asociados a entregas y recogidas en tiempo real, una funcionalidad sumamente til en el sector logstico por cuanto que permite ahorrar tiempos y automatizar procesos que antes requeran un trabajo ms manual.
No solo en el sector de la distribucin se aprecian los beneficios de la gestin documental mvil. Para cualquier rea de actividad, ahora resulta posible recuperar y almacenar, desde un telfono inteligente, documentos electrnicos en cualquier formato, incluso aquellos que no han sido creados especficamente para su trabajo en movilidad. Entre otras opciones, es posible visualizar, modificar y reenviar documentos mediante un dispositivo mvil, como es el caso de formularios y facturas, para su consulta en cualquier lugar.
Pero las posibilidades de visualizacin son solo una pequea parte de lo que puede conseguirse mediante el uso de software documental desde dispositivos en movilidad. Junto a las opciones de consulta, es viable tambin la impresin mvil sin necesidad de descargar software o asignar impresoras. Son varios los dispositivos, tecnologas y servicios que apuntan a esa direccin: desde impresoras porttiles y terminales de impresin de etiquetas que permiten imprimir desde el puesto de trabajo, hasta servicios que posibilitan el envo de documentos por email a una impresora o a un servidor en la nube, para su impresin posterior.
Un futuro prometedor espera a las empresas que adopten de gestin documental mvil
A medida que el tiempo avanza, la combinacin de software documental y tecnologa mvil permite opciones an ms desarrolladas. Es posible, por ejemplo, crear documentos desde un mvil, mediante el uso de la cmara y de un software OCR; o digitalizar algn artculo para compartirlo en nuestro gestor documental con el resto de los trabajadores de la organizacin. Si, a todo esto, unimos tambin las ventajas de la firma electrnica, las capacidades documentales aumentan: entre las alternativas posibles, se puede autorizar compras y realizar trmites desde los dispositivos mviles, como firmar formularios y documentos electrnicos con total validez jurdica.
No hay duda de que el futuro ser cada vez ms mvil y de que las aplicaciones de software documental se dirigirn a todo tipo de plataformas. Posiblemente, todo ello requiera un desembolso econmico extra para adecuar las infraestructuras de las empresas o adquirir terminales que permitan llevar a buen trmino todas estas posibilidades. No obstante, dado que la informacin es un recurso vital en las organizaciones, las compaas son cada vez ms conscientes de que asegurar un acceso rpido y desde cualquier lugar a los documentos no es tanto un gasto, sino una inversin para el negocio.
El compromiso con la gestin documental mvil
En los ltimos aos, cada vez ms empresas demostradan su fuerte compromiso con todas las tecnologas que permiten aprovechar al mximo las posibilidades del software documental. Acorde a esta filosofa, las compaas entiended la movilidad como un paso ms en este camino, con el claro objetivo de ayudar a las organizaciones a mejorar su productividad y sacar todo el provecho posible de sus recursos.
Nuevas tecnologas como Ipanema, permitan poner todas las posibilidades del software documental al alcance de cualquier usuario con un terminal mvil. Facilitar la generacin, el acceso y la modificacin de los documentos de la empresa desde cualquier telfono inteligente o tableta es la base del objetivo: aplicar al software documental todas las opciones de movilidad para proporcionar respuestas a las necesidades que se generan da a da en las empresas.
Una vez ms, la tecnologa se pone al servicio de las organizaciones, para ayudarlas a optimizar sus procesos y a multiplicar el rendimiento empresarial.Todo ello, gracias a las avanzadas capacidades documentales que continan desarrollndose para terminales mviles.
