subject: Eventos Promocionales; Aspectos Generales, Planificación Y Coordinación [print this page] Aparte de los Eventos Promocionales, existen otros tipos de eventos empresariales y sociales originados con otros fines dependiendo del departamento de la empresa que los organice. De estos eventos no estaremos hablando.
Los Eventos Promocionales, son como otros eventos pero con un Objetivo Mercadolgico muy definido y medible (como todo lo que hacemos en Marketing), estos eventos deben devolver un resultado esperado, de otra forma, sera tan solo una perdida de tiempo y dinero.
Cuando son bien logrados, los Eventos Promocionales pueden incrementar las ventas, acelerar el proceso de introduccin de un nuevo producto al mercado, mejorar el reconocimiento de su marca, posicionar o reposicionar su producto o empresa, ganar el respeto y/o la confianza de sus clientes o de nuevos clientes, mantener consumidores a raya, entre otros muchos.
El objetivo del Evento puede ser tan variable como su propia imaginacin o su necesidad, lo importante es que la actividad desarrollada est acorde con su estrategia general y que consiga el objetivo fijado.
Cualquier actividad u ocasin social o de negocios se puede convertir en un Evento Promocional siempre que se le de dicho enfoque. Vamos a nombrar algunos tipos de eventos mas comnmente usados a nivel comercial (no los mencionar en ningn orden en particular):
Ferias Populares,
Convenciones,
Conferencias,
Ccteles,
Ruedas de prensa,
Demostraciones,
Cursos y talleres,
Aperturas e inauguraciones,
Firma de acuerdos,
Foros,
Seminarios,
Desayunos,
Cenas,
Competiciones,
Tours,
Exhibiciones de arte,
Festivales de msica,
Y muchos ms.
Los Eventos Promocionales han ganado un espacio respetado a travs del tiempo pues han probado su efectividad. Muchas empresas tienen dentro de su Departamento de Mercadeo toda una estructura para la planificacin y ejecucin de estas actividades. Otras empresas prefieren subcontratar este servicio.
Usualmente estas divisiones incluyen un coordinador o gerente, supervisores y promotores de eventos (como se conoce a las personas que llevan a cabo el montaje y ejecucin de los Eventos Promocionales)
El coordinador o gerente del Evento es la persona que tiene sobre sus hombros el xito del mismo. Debe tener una imagen general de la actividad y atar todos los cabos y colocar cada pieza en su lugar. Dependiendo de la envergadura, ser ms o menos complicado el rompecabezas. Los supervisores, son personas encargadas de digamos, las secciones del evento como podran ser: alimentos y bebidas, decoracin, manejo de medios o relacionistas pblicos, entre otros. Como dije, va a depender de la envergadura de la actividad. Muchas veces con un solo supervisor es suficiente.
Ahora simulemos que vamos a realizar un Evento Promocional.
Lo primero es establecer y tener bien claro los objetivos planteados.
Este objetivo es lo que dar sentido a la inversin. Dependiendo de este objetivo es que sabremos cuanto tiempo y dinero estamos dispuestos a invertir.
El objetivo tambin determinar:
El tipo de evento,
Dnde es ms conveniente hacerlo,
A quines hay que invitar, cul es el pblico general al que lo dirigiremos,
Quines de la empresa no deben faltar,
Cul es la mejor poca pararealizarlo, al igual que la fecha y la hora,
Aprovechamiento de fechas nacionales o das memorables,
Cmo debe ser la decoracin e iluminacin,
Todos estos elementos le darn a usted la base para el clculo de muchos otros factores vitales como el presupuesto, el tiempo necesario para la realizacin ptima, a quienes debe involucrar, etc.
Debe recabar toda esta informacin, debe hacer su tarea.
Una vez que responda a todas estas preguntas y muchas otras que le surgirn "en el camino" debe revisar nuevamente su objetivo, proyectar los resultados esperados y determinar si est siendo realista y consecuente con la necesidad planteada. Un buen mtodo para determinar por anticipado todo esto es simplemente, no hacer la planificacin usted solo. Incluso si es su responsabilidad directa, haga todo el planteamiento inicial y luego lleve a cabo una reunin con los departamentos involucrados, presente su plan completo y sobre la base del resultado de la reunin haga los ajustes pertinentes.
Haga preguntas, consulte lo que se ha hecho antes, vea lo que hay en el Internet, haga lo que sea necesario para tener el xito esperado.
Muy bien, luego de que agotamos este proceso y estamos listos para iniciar, yo recomiendo un nuevo respiro, una nueva pausa. "Descanse" la idea un poco ms (siempre que sea posible) y de tiempo a su mente a su creatividad para ir nuevamente a travs del proceso completo, pngase en la situacin, visualice el evento y los acontecimientos en torno a la actividad.
Ahora estamos listos para hacer un cronograma, plasmando en blanco y negro el proceso en el tiempo. Un mtodo para ello es visualizar el evento e ir desde all hasta atrs, hasta el da de hoy. Es como hacer una retrospectiva comenzando en el futuro.
Bien, llegado el da, nada de miedo, ya vimos el xito en nuestra mente y todo est exitoso en blanco y negro tambin, manos a la obra!
Muchas veces es necesario hacer pequeas modificaciones al plan. Las cosas a veces, son distintas a la hora de la realizacin que a lo que tenamos planeado. Todo depender de qu tan bien hayan sido atados los cabos en el proceso de planificacin.
Por otra parte, si en el ambiente hay circunstancias que ameriten que usted modifique la fecha o cambie el plan por completo siempre estar bien justificado por lo que usted no ser el responsable. Estas son decisiones difciles de tomar, especialmente luego de haber invertido tanto tiempo y esfuerzo, pero es mejor tomar una decisin a tiempo y no que el evento falle en el logro de los objetivos.
Finalmente, el evento se ha realizado. Todo estuvo excelente, la decoracin, los alimentos y las bebidas, la msica, los invitados, todo!felicidades!
Bien pues, como dicen en ingles: Rinse and Repeat!
Eventos Promocionales; Aspectos Generales, Planificacin Y Coordinacin
Actualmente me encuentro trabajando para una empresa lder en el mercado de alimentos para el consumo masivo en la Repblica Dominicana desde hace mas de 10 aos. Estoy dispuesto a compartir mi experiencia con el pblico en general, pueden visitar mi blog enhttp://trademarketing-flow.blogspot.com/
Adems me gustara recibir sus comentarios sobre este artculo y sus ideas respecto a nuevas publicaciones. Gracias y que tenga buenas ventas. (Articuloz SC #3186948)
