subject: SISTEMAS DE CONTROLE DE CUSTOS DE EMPRESAS DE CONSUMO [print this page] Cada setor de negcios tem suas prprias caractersticas e os sistemas de custos precisam levar isso em considerao. Tendo trabalhado mais de 17 anos com marcas como Helmanns, Knorr, Maizena, SBP, SuperBonder, Durepoxi e outras, tive oportunidade de identificar as caractersticas e necessidades de controle de custos de empresas desse setor.
A boa gesto de custos requer que desamos ao cho de fbrica e conheamos profundamente o que est por trs do ciclo de produo e comercializao dos produtos destinados ao setor consumo.
Importante destacar que a teoria disponvel no aborda a maioria dos tpicos que irei comentar, ficando muitas vezes teorizando pontos poucos teis e distantes da realidade que encontramos nas empresas de consumo.
Quando falamos em sistema de custos, estamos falando no sentido amplo, e incluiremos na nossa abordagem todos os custos e despesas, ocorridos desde a aquisio dos insumos at aqueles decorrentes do ps-vendas.
Destaco a seguir algumas caractersticas observadas nos custos das empresas que atuam no setor consumo:
Composio dos custos de manufatura
comum nas empresas de consumo termos uma alta participao de matrias primas e embalagens nos custos dos produtos. Um bom controle sobre os custos dos materiais pode evitar muitas perdas e contribuir muito para a boa gesto. Em muitas empresas de consumo os custos dos materiais chegam a representar cerca de 80, 90% ou mais em relao aos custos totais. O que incrvel que alguns sistemas de custos dedicam pouco tempo ao controle dos custos dos materiais, focando mais fortemente os custos de transformao ou custos de processo, apesar de estes representarem de 10 a 20% dos custos totais. Ento, importante que o tempo dedicado ao controle de custos seja proporcional importncia ou participao dos mesmos em relao aos custos totais. Logicamente que os custos de processo precisam ser controlados, mas a prioridade precisa ser sobre os custos dos materiais.
Custos com materiais de embalagem
Os custos de embalagem podem representar a parte mais significativa dos custos com materiais. Quanto menor a embalagem e quanto mais elaborada maior o gasto envolvido. Controlar custos com embalagens requer que se entre nos detalhes especficos que as rea contbeis normalmente no focam.
Os custos de algumas embalagens iro variar muito dependendo do volume de compras. Certa ocasio verifiquei que um determinado produto tinha o custo baixssimo para alguns rtulos, analisando os volumes em estoque verifiquei que para baratear o custo compraram um volume astronmico que levaria vrios anos para ser consumido. lgico que materiais de pequeno valor no custo total podem ser comprados para um perodo maior do que aqueles materiais com alta participao nos custos totais, no entanto comprar rtulos para 5 anos de consumo, chega a ser falta de responsabilidade de quem define o lote de compra, ou isso pode ser fruto de algum erro interno grave.
Importante ter em mente que as reas de marketing costumam modificar as embalagens dos produtos, e nessa ocasio sempre ocorrem alguns descartes de materiais ( scraps ), por mais que se gerencie bem os estoques. Ento, deve-se ficar atento aos volumes de estoques dos materiais de embalagem, uma avaliao sistemtica dos estoques em valor e em dias altamente recomendvel, e poder ajudar a evitar muitas perdas.
Em alguns casos embalagens so compradas com a validade estampada, nesse caso necessrio muito cuidado para no se ter o consumo de embalagens inviabilizado por questo de data de vencimento prximo. Muitas vezes, vale a pena investir e assumir a gravao das datas de validade, todavia sob o pretexto de reduo de complexidade as empresas acabam adotando sistemas simplificados que geram economias no incio, mas multiplicam perdas posteriormente.
importante ter amplo conhecimento dos custos com desenvolvimento de embalagens incluindo desenvolvimento de artes, custos com moldes, custos com clichs e outros dispositivos para impresso. Custos elevados de moldes devem ser amortizados e incorporados aos custos da embalagem. Custos menores com desenvolvimento de artes e clicheria podem ser "despesados". Muito cuidado requerido nas apropriaes de custos, preciso observar as normas contbeis. O Brasil est migrando para um novo padro contbil que seguir a norma IFRS, e existem importantes diferenas com relao s prticas atuais que devem ser consideradas.
Recomendo fortemente que os gestores dos sistemas de custos conheam bem como as embalagens so agregadas aos produtos, isso inclui conhecer o processo de produo que muitas vezes oferece oportunidades de melhorias com automao, terceirizao ou adoo de processos melhor estruturados com ganhos no somente nos custos das embalagens, mas tambm nos custos de processo e melhoria de qualidade.
Diversos produtos possuem alguns insumos principais onde se concentram boa parte do custo de embalagem. So casos de frascos de vidro ou plstico, tubos plsticos ou de alumnio, embalagens para aerosis e outras. J presenciei mudanas bsicas que trouxeram milhes em reduo de custos. Um exemplo a espessura da parede dos tubos plsticos ou de alumnio, a reduo da espessura da parede de um tubo gerou enorme reduo de custo. Enquanto a rea que promoveu a economia recebia cumprimentos, eu me perguntava: por que a empresa ficou mais de 10 anos consumindo um material super dimensionado com importantes custos adicionais. preciso buscar esse tipo de oportunidade, quando existem produtos similares no mercado, uma anlise comparativa nas embalagens dos diversos produtos pode dar a pista sobre oportunidades de melhoria.
Custos de embalagens requerem anlises e acompanhamento constantes, poderamos escrever muitas pginas sobre particularidades desses custos e oportunidades de economias ou identificao de potenciais perdas. Sistemas contbeis de custos so insuficientes e no propiciam informaes necessrias gesto dos custos com embalagens, necessrio ir ao cho de fbrica, trabalhar fortemente com rea de engenharia e vasculhar os processos de produo.
Custos com materiais primas
Empresas de consumo podem consumir diferentes materiais primas em seus processos produtivos. Tenho experincia com industriais alimentcias e qumicas. Vou comentar a respeito desses dois tipos de produo. Os comentrios da minha outra postagem Sistemas de Custos de empresas metalrgicas, pode tambm ser til.
Para entender como devemos analisar o consumo de matrias primas nos produtos, imagine que voc tem uma fbrica de bolos. Durante um determinado perodo voc produziu 100 quilos de bolo. Para produzir 100 quilos de bolo voc sabe que precisaria de 110 kilos de materiais primas ( farinha, acar, ovo, etc ), esses 110 quilos necessrios chamamos de consumo terico. Pois bem, a comparao entre o consumo terico versus o consumo real para a produo dos produtos acabados fundamental. Quando temos um sistema de custos que prov esse tipo de informao de forma adequada poderemos tomar conhecimento que alguns consumos reais esto muito diferentes dos tericos, no caso necessrio analisar e saber o motivo da diferena. Diferenas entre consumos tericos e reais podem ter dois tipos de origem: a primeira diz respeito a erros de apontamentos, medies e reportes errados e a segunda diz respeito a consumos normalmente a maior em funo de perdas diversas, incluindo problemas de baixa performance dos equipamentos de produo, que precisam ser entendidos e resolvidos.
Diferenas de correntes de erros tendem a se compensarem, se um consumo est reportado a maior em um perodo, provavelmente aparecer um reporte a menor em outro perodo. Se erros so pontuais e pouco freqentes, menos mal! Todavia, comum ocorrer erros sistemticos nos apontamentos e reportes de produo, e por trs desse tipo de evento e muito freqente encontrar problemas decorrentes de um mau gerenciamento.
Existem pelo menos dois tipos de consumos de materiais primas que geram perdas, essas perdas precisam ser monitoradas e analisadas:
o primeiro tipo de consumo de matria prima o mais simples, e consiste em colocar diferentes materiais num recipiente e misturar. Processos desse tipo no geram grandes diferenas entre matrias primas que entram no processo e o produto acabado em granel, que sai ao final do processo. Nos processos de mistura simples apenas perde-se o material que fica retido nos misturadores e os materiais que so retidos na forma de amostras. Ao ndice entrada de materiais primas ( inputs ) comparado com a sada de produtos processados ( output ) chamamos de rendimento ou yeld em ingls. Rendimentos de processos de mistura simples so elevados, pois as perdas so mnimas, podendo alcanar 99%, 99,5% ou mais;
o segundo e mais complexo tipo de consumo diz respeito ao processamento onde existe algum tipo de transformao das matrias primas, um exemplo para ilustrar isso, diz respeito ao processo de fabricao de bolos, quando misturamos componentes e levamos ao forno para obter um bolo assado, temos uma perda referente ao processo de assar o bolo, perde-se lquido, existe um processo de transformao. Isso pode gerar, como exemplo, a 10 ou 15% de perda, em outras palavras, o rendimento no caso para 15 % de perda, seria de 85%, ou seja, para cada 100 quilos de bolo colocado nas formas para assar sairiam 85 quilos de bolo processado. Nas empresas qumicas muito comum em processos onde h reao qumica se obterem perdas importantes, nas indstrias alimentcias tambm ocorrem muitas transformaes, trabalhando em empresa que faz refino de milho para produzir amido, tnhamos uma pessoa quase que 100% do tempo apurando e analisando os rendimentos obtidos. Rendimentos podem variar em funo de: 1-qualidade da matria prima; 2- condies dos equipamentos e 3- fatores humanos. preciso muito controle, trabalho junto ao cho de fbrica e trabalho conjunto com rea de operaes para uma avaliao sistemtica dos rendimentos. Uma viso de melhoria contnua, reunies peridicas e metas definidas, podem contribuir consideravelmente.
Custos com Processamento
Os custos de processamento para produtos produzidos em larga escala, normalmente no passam de 15 a 10% dos custos totais, logicamente h excees, e se houverem devem ser tratadas parte. Esses custos so fortemente afetados pela performance dos equipamentos de produo, pela qualidade dos registros de produo e pelo nvel e qualidade da automao existente na linha de produo. Ver nossa postagem SISTEMAS DE CUSTOS DE EMPRESAS METALRGICAS.
Nos custos de processo as reas produtivas precisam ser monitoradas, necessrio acompanhar diariamente por equipamento qual est sendo a produo real por hora, ou por dia e comparar as produes alcanadas com as capacidades tericas das mquinas. Enquanto que para materiais primas, comparamos o consumo terico com o consumo real, nos processos produtivos precisamos acompanhar a produo real comparativamente s capacidades tericas que deveriam ser alcanadas. Quando fazemos anlises por equipamento ou por rea de produo, comum encontrarmos processos produzindo a 70%, 80% da capacidade ou menos, muitas vezes baixas produtividades so decorrentes de falta de manuteno, problemas de operao, problemas nos tempo de set up, etc.
Apesar dos custos de processos serem os menos representativos os mesmos requerem apurao correta e avaliao sistemtica, quando falamos que, os custos mais importante so os de materiais, um fato, mas isso no significa que podemos relaxar nos controles sobre os custos com processo, mas sim que precisamos aumentar o nvel de controle sobre os custos com materiais.
Outros custos e despesas com produtos para o consumo
Produtos destinados ao consumo possuem outros importantes custos que precisam ser identificados ao nvel de produto e cliente e serem sistematicamente avaliados. Os principais so os seguintes:
Custos com armazenagem e frete
Esses custos podem atingir 10% ou mais com relao ao preo de vendas lquido dos produtos. Igualmente aos demais requerida forte monitorao dos custos reais obtidos, e compar-los sistematicamente com os custos esperados.
Os gastos com fretes precisam ser conferidos, grandes empresas recebem milhares de cobranas de fretes que precisam ser checados. Muito importante nessa rea a apurao sistemtica do nvel de servio. Muitas empresas esto terceirizando servios de armazenagem e logstica. Estudo detalhado sobre terceirizar o servio ou assumir execuo, precisam suportar decises nessa rea. Acompanhamento de KPIs como custo por quilo transportado, porcentagem dos custos com transporte e armazenagem em relao s vendas precisam ser monitorados, precisam ter metas e estratgias para serem atingidas.
Custos com gastos promocionais
comum as empresas de produtos destinados ao consumo pagarem verbas promocionais. Os principais clientes que demandam verbas promocionais so as redes. necessrio muito critrio na concesso de verbas promocionais. Quando uma empresa concede uma verba promocional esperada uma contra partida, que pode ser na forma de maior volume, ou melhor preo. Um bom sistema de aprovaes das verbas concedidas pelos gerentes e rea financeira ou controladoria, essencial. Contratos que envolvem compromissos assumidos devem ser assinados e nunca devem ser aceitos contratos retroativos. Verbas comprometidas e devidas suportadas por documentao formal, precisam ser provisionadas contabilmente segundo o regime de competncia contbil.
Verbas de propaganda e marketing
Empresas de consumo normalmente precisam efetuar elevados investimentos com propaganda e marketing. Esses gastos devem ser rigorosamente controlados e de preferncia precisam ser alocados ao nvel de produto, famlia de produto ou mesmo unidade de negocio. Contratos, cotaes adequadas devem suportar os gastos assumidos. muito reas de marketing pagarem sobre-preo em funo de terem que realizar eventos, feiras e promoes em carter de urgncia, assim o planejamento essencial nessa rea. Um bom budget anual categorizado por tipo de gasto fundamental para a monitorao dos gastos com propaganda e marketing, com isso deve-se monitorar a execuo do budget de gastos dessa rea comparativamente aos gastos reais.
Oportunidades de reduo de custos
Importante entender que so duas coisas diferentes: 1- apurar, reportar e analisar os custos do dia e; 2- buscar oportunidades adicionais de reduo de custos. Nessa segunda parte recomendamos: avaliao sistemtica de novos fornecedores inclusive avaliando fornecedores de outros pases; melhoria nos processos; automao; terceirizao; grupos multi-setoriais com foco em melhoria contnua; programas de sugestes promovendo a participao do pessoal do cho de fbrica e outras reas com premiao s melhores sugestes implementadas.
Concluso
Assim como em outros tipos de empresa, as empresas do setor consumo precisam monitorar os custos de seus produtos de forma minuciosa.
Sistemas contbeis tradicionais focam a apurao dos custos dos produtos terminados que so conseqncias de todas as variaes, baixas produtividades e rendimentos ocorridos nos processos.
Ao entrar nos processos e ao analisar detalhadamente cada componente de custo, estaremos atuando sobre as causas que determinam os custos finais dos produtos terminados. Assim a obteno de variaes de consumos de matrias primas (terico versus real), rendimentos dos processos de transformao de produtos e apurao de eficincia de utilizao dos recursos de produo, fator indispensvel correta gesto de custos nas empresa de consumo.
SISTEMAS DE CONTROLE DE CUSTOS DE EMPRESAS DE CONSUMO
Executivo de empresas, Consultor, Palestrante, Professor universitrio, Mestre em Finanas e Cincias Contbeis. Especialista em reduo de Custos, Planejamento, Gesto e Estratgia de Empresas e Liderana. (Artigonal SC #3134363)
