Ahorrar Costes Con La Impresin Distribuida Y Software Documental
Los documentos, ya sean en papel o electrnicos
, continan siendo la interconexin directa de los negocios, entre otros mbitos de la vida cotidiana. Son el medio de comunicacin bsico entre empresas y clientes y, por tanto, su evolucin est unida al avance de la tecnologa de software documental que respalda a los procesos empresariales.
El acceso a determinados datos, as como su posterior generacin (mediante los diferentes tipos de salidas existentes en el mercado) son dos necesidades del ciclo documental a las que la tecnologa de software documental ha dado una ptima solucin. De hecho, se ha posibilitado en el rea de sistemas de impresin la preparacin de documentos de gran calidad, a una gran velocidad y con unos costes cada vez ms reducidos.
Estos requerimientos procedan fundamentalmente de empresas con una amplia red de oficinas, delegaciones o sucursales, como por ejemplo es el caso de las del mbito de la banca o de los seguros, ya que necesitan contar con un sistema de impresin integral en entornos con impresoras distribuidas para cubrir todos los requisitos empresariales, y particularmente la generacin e impresin distribuida de documentos en tiempo real.
Una herramienta sencilla
A la empresa cliente de este tipo de
software documental, la impresin distribuida supone un sencillo procedimiento, aunque adems fundamentalmente depender de la infraestructura tecnolgica de la que sta disponga.
En general, caben dos opciones. La primera consiste en que exista un nico servidor en la empresa proveedora a la que lleguen las peticiones de los usuarios, donde se fusionarn los datos en las plantillas diseadas previamente para, a continuacin, devolver un documento al usuario que realiz la peticin en un entorno totalmente seguro. La segunda posibilidad supone instalar un servidor en cada una de las oficinas de la red, desde dnde se generan, distribuyen e imprimen los documentos.
Para ambas opciones, adems, es posible depositar los documentos en las diferentes sucursales con la total confianza y seguridad de que la confidencialidad est presente en todo momento del proceso.
En este sentido, el servicio de consultora que ofrecen algunas empresas proveedoras de software de tecnologa documental, y en particular de la impresin distribuida de documentos es vital para dar una respuesta ptima a las necesidades de los clientes. Un proyecto correctamente diseado e integrado producir, sin lugar a dudas, grandes satisfacciones a los usuarios y al equipo humano encargado de su soporte y su mantenimiento.
As, previo un exhaustivo estudio de las necesidades de la empresa cliente, ser ms fcil ofrecer y presupuestar un proyecto a medida mediante diferentes mtodos de distribucin de documentos como por ejemplo, la impresin centralizada, la distribuida o hbrida; o el envo por correo electrnico, fax o a travs de la Web, en tiempo real.
Ventajas operativas
As, la implementacin de este tipo de software documental permite la produccin de un alto volumen de impresiones, la generacin de documentos en las delegaciones y adems se convierte en un difusor de informacin por Internet e Intranet, lo que posibilita a las empresas utilizar una nica herramienta para todo su proceso documental.
La impresin distribuida de documentos tiene grandes ventajas operativas como son la automatizacin e inmediatez en la distribucin de los documentos de gran calidad con la consecuente mejora de la comunicacin entre las diferentes oficinas; el ahorro del tiempo y del dinero debido a la optimizacin de los procesos documentales; as como la mejora de la imagen corporativa que proyecta la empresa, lo que sin duda le permite posicionarse en el ranking de las ms valoradas dentro de su sector.
Existen soluciones flexibles y modulares de software documental en el mercado que se han posicionado como referencia indiscutible en cuanto a la impresin distribuida en el sector de la banca y de las aseguradoras. Con estos productos de "
Remote Office Printing", es posible generar y distribuir documentos de negocio bajo demanda a travs de Internet e Intranet en un tiempo rcord.
by: Julio Olivares
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