Implantacin De Un Sistema De Gestin Documental: Beneficios Y Cmo Evitar El Fracaso

Desde hace dcadas, las grandes organizaciones se enfrentan al desafo de ordenar el

ingente volumen de informacin corporativa en el que se almacenan sus documentos ya sea en papel, archivos electrnicos, bases de datos o portales corporativos. En los aos 90, se empez a desarrollar lo que se denomin como la gestin del conocimiento, cuya finalidad era medir y conservar, el capital intelectual de una empresa.

En los inicios del siglo XXI, el objetivo de muchas organizaciones era evitar la generacin de este tipo de informacin en formato papel, pero el desconocimiento inicial ante los sistemas de gestin documental por parte de las grandes empresas conllev a la coexistencia de los documentos en papel y en formato electrnico ante el miedo a perderlos. Esta duplicidad supuso, en muchas ocasiones, un incremento del tiempo invertido en la gestin, que sin duda repercuti en los beneficios empresariales. A todo ello, se aade el aumento de los contenidos, cuyo crecimiento es exponencial.

Como es evidente fueron las empresas de grandes dimensiones las primeras en implantar tecnologas que dieran una ptima solucin a su gestin documental, tras haber llegado a la conclusin de que la clave para la organizacin del conocimiento pasaba por identificarlo, garantizar su captura y almacenamiento estructurado, as como su recuperacin, distribucin e intercambio.

Visin estratgica de la compaa

Una vez que las organizaciones tomaron conciencia de que era preciso ordenar y guardar sus documentos de una manera lgica y estructurada, tanto para su uso diario como para su posterior recuperacin, es cuando se puso de manifiesto la necesidad de implantar un Sistema de Gestin Documental Corporativa. El objeto de incorporarlo era proporcionar un modelo de gestin y una herramienta informtica que garantizase el acceso y la disponibilidad de la informacincon el fin de mejorar su productividad, su capital intelectual y su conocimiento.

Los principales beneficios para una gran empresa de implantar un Sistema de Gestin Documental Corporativa se pueden resumir en que: permite compartir la informacin de la compaa de forma ptima y segura, tanto como si est ubicada en una o varias sedes; preserva el conocimiento de la organizacin, porque los datos fluyen de una forma fluida; y resuelve la incertidumbre que, a menudo, pueden plantear las versiones de los documentos.

Implantacin de la tecnologa de un Sistema de Gestin Documental

A la hora de implantar un proyecto de gestin documental hay que tener en cuenta tanto los aspectos materiales como los inmateriales. Entre los primeros destacan los recursos tangibles con los que cuenta la empresa, como por ejemplo es el equipo informtico. Y entre los segundos, hay que considerar los recursos humanos disponibles, su formacin documental, as como sus conocimientos informticos. Adems, dentro del coste de la implantacin del Sistema de Gestin Documental, tambin hay que valorar el software y el hardware extra que se va a necesitar, los servicios profesionales externos, si fueran necesarios, sin olvidarse de las horas de dedicacin internas de los usuarios y de los responsables del proyecto.

La gestin documental es una especialidad relativamente joven en el mbito de la documentacin y por esa razn las organizaciones no suelen disponer de unidades dedicadas a estas tareas. En algunos casos se asignan estas funciones a departamentos ya existentes; y en otros, se crea desde cero una nueva seccin con el consiguiente esfuerzo organizativo y presupuestario.

De modo que una medida prctica para garantizar la ptima implantacin del software de gestin documentalcorporativa es la creacin de un departamento que se encargue exclusivamente a esta ardua tarea. Esta nueva divisin, adems de liderar esta iniciativa, deber definir un nuevo modelo de gestin de documentos; determinar las diferentes herramientas que cubrirn los requerimientos funcionales, tcnicos y de integracin; planificar un plan de accin, dentro del que forma parte el proyecto piloto como punto de inicio para la extensin futura al resto de la organizacin.

La direccin, el equipo informtico, los documentalista, los consultores y los usuarios de esa compaa son los protagonistas en la implantacin de este complejo proyecto, por lo que es necesario contar con la opinin de cada uno de ellos. Los clientes de la empresa tambin tienen mucha importancia porque, como consumidores de informacin, pasan de un perfil pasivo a otro activo, que interacta desde el primer momento con los documentos, ya que los crean, reciben, gestionan y demandan cantidades crecientes.

La coordinacin y colaboracin entre todos los actores es bsica para el buen desarrollo del proyecto. Desde su principio, se deben definir y asignar las responsabilidades y las competencias vinculadas con su gestin e informar en todo momento a las partes implicadas.

Proyecto piloto de Gestin Documental Corporativa

La implantacin de un Sistema de Gestin Documental Corporativa en las grandes organizaciones es ms compleja de lo que a priori pudiera parecer, ya que hay que tener en cuenta cientos o miles de empleados, decenas de departamentos, diferentes sedes, as como objetivos y mtodos de trabajo heterogneos.

Que la implantacin de una solucin corporativa d una respuesta adecuada y global en un primer momento es realmente difcil. Por ese motivo, hay que comenzar con un Proyecto Piloto, ya que el xito de la gestin de cualquier iniciativa reside en que se alcance su objetivo en el tiempo preestablecido, ajustado al presupuesto, y de acuerdo con los estndares de calidad acordados.

Como primera fase de la implantacin un Sistema de Gestin Documental es recomendable abordar el proyecto piloto en un mbito reducido, donde se puedan desarrollar todas las tareas derivadas de una implantacin de estas caractersticas y analizar las buenas y malas prcticas para la extensin futura del mismo. Por un lado, permite asegurar que el modelo documental es el ptimo y la herramienta informtica seleccionada la adecuada; y por el otro que se estn llevando a cabo correctamente las estrategias de gestin del cambio, fundamentales para vencer la amenaza del rechazo al reto tecnolgico y ayudar a dominar la ansiedad que provocan los cambios.

La metodologa empleada para la implantacin de un Sistema de Gestin Documental Corporativa, habitualmente basada en la gestin tradicional de proyectos, debe orientarse a la satisfaccin de la organizacin y de los usuarios que la integran, cuyo papel -a su vez- debe acomodarse hacia un rol ms activo.

Puede que el proceso de transformacin lleve implcito la resistencia al cambio, que dificulta el rediseo de la cultura documental porque conlleva nuevas formas de trabajo, nuevos estilos de gestin y nuevas competencias. Por ese motivo, es importante que desde la direccin se mantenga informada a la plantilla tanto de las diferentes fases del proceso de la implantacin del sistema de gestin documental, como de los logros que se van consiguiendo.

by: Julio Olivares

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