La Movilidad Aumenta Las Opciones De Gestin Documental
Los dispositivos electrnicos, como por ejemplo los smartphones y las tablets
, han pasado a ser de menor tamao pero con ms caractersticas avanzadas. sto, junto con el crecimiento y desarrollo de las tecnologas, permite un gran nmero de posibilidades para la conectividad, lo que ha llevado la movilidad de las empresas ms all de lo que ramos capaces de imaginar en un principio. Estos avances tecnolgicos, combinados con el uso de los crecientes servicios en la nube, han hecho que, recientemente, la oficina tradicional tenga la posibilidad de moverse a cualquier lugar. sto ha repercutido de manera importante en las empresas de manera que han incrementado su productividad al poder disponer de empleados en cualquier sitio, a cualquier hora.
Hasta ahora, la movilidad se consideraba como un elemento diferencial pero, con el paso del tiempo, est cerca de convertirse en un requisito indispensable para las empresas; es decir, en una tendencia que ser necesario seguir para no quedarse atrs en el mercado. El uso de programas clave de negocio con smartphones y tablets permite inmediatez y rapidez en el trabajo, a la misma vez que reduce el tiempo y facilita las tareas a realizar, lo que finalmente resulta en un mejor uso de los activos de una empresa.
Las grandes empresas saben de este potencial y no han dudado en dar pasos estratgicos para su desarrollo hacia la movilidad. La ltima prueba de ello ha sido la decisin de HP de no seguir apostando por el negocio de los ordenadores, lo que da la razn a todos los que ya haban predicho un hecho bien conocido como que el PC ha muerto, ya que fue creado dcadas atrs. sta es, actualmente, la empresa lder en el mundo en fabricacin de ordenadores y ahora se est alejando de este rea para prestar ms atencin a los programas de negocio; en el momento en el que la venta de ordenadores est cayendo, en contraposicin a la de tablets, que est aumentando. Por lo tanto, el camino hacia la movilidad sigue siendo un imperativo para cualquier empresa que necesite un punto de apoyo en un mercado rpido y en continuo movimiento.
Algunas opciones para el software mvil de gestin documental
Dentro del rea de la gestin documental, las posibilidades para este tipo de software han ido en aumento desde el momento en el que se garantiz su acceso desde dispositivos porttiles. La idea de gestin documental mvil est de moda; una prctica que est jugando un papel importante en el panorama tecnolgico actual. Las ventajas conciernen a casi cualquier negocio, como a todo tipo de clientes y, muy en particular, a los empleados mviles, comerciales y empleados de logstica y distribucin, para quienes la idea de movilidad adquiere un verdadero significado.
La movilidad puede abarcar varias dimensiones cuando se utiliza con software de gestin documental. Con soluciones de este tipo, se puede, por ejemplo, controlar al instante documentos conectados con rdenes de envo desde aparatos mviles. Un elemento de gran ayuda dentro del sector de la logstica, ya que se puede ahorrar tiempo y automatizar procesos, que antiguamente necesitaban de una labor ms manual. Un ejemplo sera un paquete que no slo incluye un cdigo de barras normal, sino tambin un cdigo QR para que, en el momento del envo de dicho paquete, se capture con un dispositivo mvil que, a su vez, se conectar directamente a una pgina Web, desde donde el empleado podr activar el siguiente paso del proceso.
El sector de la distribucin no es el nico que aprecia las ventajas que ofrece la gestin mvil de documentos. Actualmente, en la mayora de las reas de negocio, el uso de un smartphone puede servir para recuperar y almacenar documentos electrnicos en casi cualquier formato, incluso en formatos que no haban sido creados especialmente para la red mvil. Entre otras opciones, se encuentra la modificacin y reenvo de documentos, como por ejemplo un formulario o factura, a travs de un telfono mvil y su visualizacin desde cualquier lugar.
Sin embargo, las opciones que estn a simple vista son tan slo una pequea parte de lo que se puede llegar a hacer al utilizar un software de gestin documental implementado en dispositivos mviles. Junto con las posibilidades de consulta, se hace tambin factible la impresin mvil, que no requiere de la instalacin de un software, y permite la impresin de documentos en cualquier impresora, desde cualquier sitio. Se pueden encontrar distintos productos y servicios tecnolgicos que apuntan a esta direccin: desde impresoras porttiles de inyeccin de tinta y de impresin de etiquetas, que permiten la impresin en el lugar de trabajo; hasta servicios que posibilitan el envo documentos por correo electrnico a una impresora o servidor, dentro de un servicio en nube, para su impresin en otro momento.
Un futuro esperanzador espera a las empresas que implementen un gestor mvil de documentos
A medida que pasa el tiempo, la unin entre el
software de gestin documental y la tecnologa mvil posibilita opciones tales como la creacin de documentos con un telfono mvil, cmara u OCR para ser enviados en un formato editable; o como tambin, la digitalizacin de documentos impresos para enviarlos, a travs de un gestor central de documentos, al resto de empleados de una empresa que tienen relacin con dicho documento. Si, adems de todo sto, se incluyen las ventajas que proporciona la firma electrnica, las propiedades del documento aumentan, llegando a ser capaz de, entre otras opciones, autorizar compras y transacciones desde un telfono mvil, y firmar formularios y documentos electrnicos con total validez legal.
Sin duda, poco a poco, el futuro se basar en aplicaciones mviles y, por lo tanto, los software, que an hoy en da slo estn disponibles para ordenadores personales, se implementarn en todas las plataformas. Posiblemente, todo esto implique un desembolso econmico adicional para poder adaptar las infraestructuras o adquirir aparatos que faciliten una efectiva implementacin de cada una de las opciones anteriores. Aunque, desde que la informacin es una fuente fundamental para las empresas, este desembolso en movilidad, que permite el acceso a la informacin desde cualquier lugar, no debe ser visto como un gasto, sino como una buena inversin.
Avanzando hacia el software de gestin documental
Recientemente, han aumentado las publicaciones de las empresas en las que se muestra su gran determinacin por las tecnologas que mejoran su capacidad de gestin documental. En base a esta filosofa, el mundo de los negocios entiende la movilidad como un paso ms en esta direccin, mediante el objetivo obvio de ayudar a las empresas a aumentar su productividad y sacar lo mejor de sus activos.
Las nuevas tecnologas de
gestin documental como Ipanema Technology permiten a los clientes, que dispongan de un terminal mvil, hacer uso de todas las opciones que proporciona un software de gestin documental, tales como la generacin, acceso y modificacin de documentos desde un smartphone o tablet; lo que en realidad es uno de los objetivos actuales de las empresas. Este fin es claro: disponer de soluciones basadas en la movilidad para todos los software de gestin documental y facilitar dichas soluciones adaptadas a las necesidades que surgen en el da a da de una empresa.
Una vez ms, son las empresas que ofrecen servicios tecnolgicos para la gestin de documentos quienes ayudarn al resto de compaas a mejorar sus funciones empresariales. Y todo esto gracias a las opciones avanzadas de la gestin documental que se siguen desarrollando para dispositivos mviles.
by: Andre Klein
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