Porque Controlar Tudo ? Parte 3 - FINAL

Controle de Impostos: Voc j ouviu falar de Eliso Fiscal

? Voc acredita que est pagando o mnimo justo e necessrio de impostos em sua empresa? Pois bem, chame seu Contador, pergunte-lhe qual o Regime Tributrio atual de recolhimento de impostos de sua empresa no mbito municipal, estadual e federal. Pea para que o mesmo lhe apresente as 6 ultimas guias de recolhimento autenticadas com as respectivas memrias de clculo que geraram o valor de cada guia paga. Questione-o sobre quais os regimes existentes, vantagens e desvantagens de cada um, se a sua empresa se enquadraria ou no em outros regimes, quais as sugestes dele, etc. Saiba que voc s pode mudar de Regime Tributrio no comeo do ano ou seja: no comeo do exerccio fiscal. Mas se no fizer o estudo detalhado pelo menos 3 meses antes de terminar o ano, no ano que vem certamente voc estar no mesmo regime porque "no deu tempo para o novo enquadramento". A nica frase que voc no pode e no deve aceitar : "Eu estou de olho em tudo, fao de tudo para voc pagar o menos possvel de impostos". Parto do principio que tudo, absolutamente tudo, pode ser otimizado, deve ser checado e que se tome as devidas providncias para a efetiva melhora, seja l em que rea for. Tenha reunies mensais com seu Contador, de prestao de contas, onde o mesmo coloque sua empresa na palma de sua mo, do ponto de vista contbil e fiscal. Reunio de 60 minutos, 90 minutos no mximo (uma por ms), mas de grande valia, para que as decises nas reas contbil e fiscal sejam tomadas sempre tempo: fluxo de documentos, recolhimento de impostos, brechas na legislao, cumprimento das exigncias legais, mudanas na legislao, etc. Lembremos que a falta de um simples Alvar de Funcionamento que deveria estar na parede e est na gaveta, causar uma multa para voc. Isto vale para Quadro de Funcionrios, Alvar de Bombeiros, Vigilncia Sanitria dentre outros. Importante ressaltar que seu Contador dever estar com a Legislao Fiscal "na ponta da lngua" para poder proporcionar voc sempre as melhores opes. Procure manter um fluxo de documentos entre sua empresa e o seu escritrio de contabilidade o mais perfeito possvel. Alm da segurana, voc tambm beneficiar o seu fluxo de caixa, pois seu Contador poder lhe informar os valores das Guias com um pouco mais de antecedncia, dando-lhe mais tempo para providenciar os recursos necessrios para pagar os impostos. O gestor de um negcio precisa ter conhecimentos mnimos na rea tributria (aspectos legais e operacionais) para ter condies de tomar decises com maior embasamento. Sugiro que voc combine com seu Contador uma breve palestra sobre o assunto, onde o mesmo passar em linhas gerais, voc e sua equipe: as vantagens, os riscos, as implicaes e repercusses mais importantes sobre o assunto "impostos". Voc dever fazer um rigoroso "planejamento tributrio", juntamente com seu Contador e demais envolvidos de sua empresa, onde se analise rigorosamente o peso de cada tributo nos custos de seus produtos, se estabelea metas mensais de adequao, se acompanhe (follow-up) os resultados e se corrija os rumos, de forma que voc consiga pagar o menor e mais justo imposto em sua empresa. E lembre-se sempre: Seu Contador seu parceiro. Chame-o sempre para ajud-lo na tomada de decises do ponto de vista fiscal e contbil, exponha seu ponto de vista, oua o dele, troque idias para que voc possa usufruir tudo o que ele pode te proporcionar em termos profissionais. Seu Contador o aguarda, apie-se na estrutura que ele tem para ter oferecer.

Material de Apoio: Controle o material de escritrio com vigor. Muitas pessoas so solicitadas nos fornecer um simples papel de rascunho e j se apressam em nos entregar uma folha de sulfite em branco! Canetas jogadas, tubos vazados, ressecados, levadas "por emprstimo", isto no tem cabimento. Fotocpias particulares (Xerox), trabalhos escolares (agora tem essas multifuncionais) que so verdadeiros livros e ainda impressos em cores, CDs e DVDs tomados "por emprstimo" so exemplos de desperdcio que precisa ser controlado. Materiais de copa-cozinha e limpeza: aqui outra vlvula de escape! Quanto acar e p de caf perdido, lcool, desengordurantes, detergentes, sabo em p e em pedra, alvejante, etc. Falemos das ferramentas utilizadas na manuteno diria, que quando mais necessitamos de um alicate ou uma chave de fenda, elas no esto no lugar. A vem a costumeira frase: "compra l, rapidinho para mim". E outras ferramentas necessrias ao prprio desenvolvimento do servio. Neste caso, me lembro de um cliente, era uma Construtora, e toda vez que iriam iniciar uma obra o Engenheiro chefe tinha que sair procurando onde estavam as ps, enxadas, picaretas, colheres de pedreiro, prumos, etc. Eram mais de 20 obras sendo tocadas ao mesmo tempo e gastava-se um tempo recolhendo as ferramentas no mais usadas em uma obra para serem levadas obra nova. Soluo? Identificamos cada ferramenta com uma pequena plaquinha de alumnio e montamos um sistema informatizado. J na compra a ferramenta era identificada e enviada para a "obra tal". Para transferir a ferramenta para outra obra ou mesmo quando a ferramenta se quebrava, simplesmente se preenchia uma pequena planilha de transferncia e lanava-se no sistema. Criamos um almoxarifado de ferramentas. Quando esta j no estava mais sendo utilizada, transferamos a mesma para o almoxarifado, que as redistribua medida das necessidades de cada obra. O ferramental especfico de cada operrio era identificado e entregue, em uma caixa tambm identificada e sob protocolo de entrega, assinado pelo operrio e pelo entregador. Resultado: reduzimos as re-compras de ferramentas e criamos a mentalidade do no-desperdcio entre os funcionrios.

Horas Extras: Existem empresas que se habituaram a fazer horas extras. J parte do prprio gestor essa idia. Acabam enveredando pelo horrio aps 22 horas onde j incide adicional noturno e sempre fica "mais caro o molho do que o frango". Hora extra uma necessidade que deve se lanar mo com profundo estudo, caso a caso. Hoje existe Banco de Horas, a ser feito com a anuncia do Sindicato. Empresa que faz horas extras todos os dias porque tem algo errado: pessoal mal dimensionado, pessoal mal treinado, pessoal fazendo o que no precisa durante o horrio de trabalho (tarefas menos importantes, fumo, cafezinhos, rodinhas, etc), quebras constantes de equipamentos, falta de energia eltrica, vcio pela hora extra, etc. O simples aumento nas vendas no enseja igual aumento nas horas extras. Ao menor sinal de que algo est fora de controle, o gestor deve assumir para si o controle e reduo vertical e efetiva das horas extras.

Energia Eltrica: Luz acesa sem necessidade, Sol brilhando l fora! Estou cansado de ver esta cena. Algumas telhas transparentes (numa indstria) e portas maiores resolve o caso. Nas salas: cortinas e janelas amplas. Ventilao natural evitando-se o ar condicionado, muitas vezes ligado por puro vcio. Pessoas que entram no seu prprio carro, j com o vidro fechado e ligam o ar condicionado. Chegam na empresa e fazem o mesmo! Equipamentos e fiao mal dimensionados, energia que cai todo instante, falta de no-break em equipamentos importantes, muitos equipamentos ligados uma s tomada provocando aquecimento e risco de incndio, equipamentos sem manuteno, lmpadas completamente empoeiradas diminuindo a luminosidade do local so alguns dos fatores que contribuem para o aumento do gasto com energia eltrica. Se voc for indstria ou grande consumidor, revise seu contrato com a concessionria que te fornece energia eltrica. A mesma estabelecer horrios de grande economia para voc trabalhar mais e gastar menos, e certamente cobrar caro pelas suas invases nos horrios proibidos ( questo de organizao e disciplina de sua equipe). Faa uma reviso detalhada em sua conta (se necessrio pea ajuda um profissional da rea), identifique seus equipamentos com o consumo de cada um, estabelea metas para as melhorias, estabelea metas de reduo efetiva neste gasto, d treinamento seu pessoal, cobre resultados mensalmente: coloque seu gasto de energia no menor patamar possvel.

Fluxo do servio em si e retrabalho: Algo que consome recursos o retrabalho. Refazer algo que j tinha sido feito, porque foi mal feito, retrabalho, desperdcio e portanto: prejuzo certo! Planeje, execute de acordo com o planejado, siga as normas, "no invente" e se tiver que inventar, que seja para melhorar mesmo. Avalie o fluxo de cada operao de sua empresa. Desde o recebimento do pedido de venda, passando pela compra das matrias primas (ou produtos serem vendidos se for comrcio), armazenagem, produo (quando for indstria), faturamento, expedio e despacho efetivo at o destinatrio, recebimento da fatura e nova compra por parte do seu cliente. Este ciclo, para mim, s se fecha quando o seu cliente coloca o prximo pedido em sua empresa. Estudando cada detalhe acima mencionado, voc poder otimizar cada processo, sem perdas de tempo e outros recursos, sem retrabalho, sem devolues por no conformidade com o pedido original, sem estresses entre voc e seu cliente e portanto: economia, contentamento, gerao de lucros! Imagine qualquer rotina de trabalho, por exemplo: uma venda, desde o momento em que chega o pedido at a emisso de uma nota fiscal e o devido recebimento do valor da duplicata. Refaa junto com os responsveis por esta tarefa, cada passo da operao. Identifique pontos falhos, reflita sobre as implicaes e repercusses de cada passo, debata as melhores solues (oua todos os envolvidos), simule possveis intercorrncias e crie as aes que resolvero o problema, crie a rotina completa e escreva-a em forma de Norma para que todos tenham conhecimento e pratiquem com exatido o que foi definido, crie pontos de controle (Controle de Qualidade) para a devida checagem de forma que tudo saia impecavelmente. Para lapidar, crie controles estatsticos que meam possveis erros procurando sempre a busca por: menor tempo, menor custo, maior qualidade em todos os processos de sua empresa.

Porque Controlar Tudo ? Parte 3 - FINAL

Por: Jos Rubens Tavares Lima

Perfil do Autor

Engenheiro Civil (1983), Escola de Engenharia Santa Ceclia-Santos/SP, Analista de Sistemas e Programador de Computadores. H mais de 20 anos organizando empresas (indstria, comrcio, servios) dos mais diversos ramos de atuao, treinando pessoas, formando lderes, proferindo palestras voltadas ao melhor desempenho profissional e desenvolvendo projetos de informtica (hardware e software). (Artigonal SC #3362887)

Fonte do Artigo - http://www.artigonal.com/gestao-artigos/porque-controlar-tudo-parte-3-final-3362887.html

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